Mantener una oficina en casa para su negocio puede suponer un beneficio a la hora de pagar impuestos si puede reclamar una deducción por sus gastos. El IRS establece las normas para deducir los gastos de la oficina en casa en la publicación 587. Hay un mito muy extendido que dice que esta deducción provoca una auditoría. Pero eso no debería impedirte reclamarla si eres elegible. Aquí tienes más información sobre cómo funciona esta deducción y qué cubre.
Definición de la deducción fiscal por oficina en casa
En general, la deducción de la oficina en casa es una forma de compensar los costes de pagar una oficina en casa reduciendo su renta imponible para el año. Según el IRS, la deducción se aplica al uso comercial de una vivienda y puede solicitarse tanto si se alquila como si se posee la propiedad. Hay dos criterios específicos que debe cumplir para poder solicitar la deducción.
1. Uso regular y exclusivo
Esta norma del IRS especifica que, para que los gastos de la oficina en casa sean deducibles, debe utilizar regular y exclusivamente parte de su casa para hacer negocios. Eso significa que no puede reclamar la deducción si sólo utiliza la vivienda para su negocio de forma ocasional o incidental.
Hay dos excepciones. En primer lugar, esta norma no se aplica si diriges un servicio de guardería desde tu casa. Sin embargo, usted tiene que tener una licencia en su estado para hacer negocios en su casa como una guardería. La segunda excepción es si utilizas parte de tu casa para almacenar muestras de productos o inventario. Sin embargo, esto sólo se aplica si usted hace negocios exclusivamente desde su casa.
En ese caso, el IRS todavía le permitiría reclamar la deducción siempre que las tareas administrativas implicadas en la gestión de su negocio se realicen en casa. Así que si eres un vendedor ambulante, por ejemplo, pero llevas toda la contabilidad y el papeleo en la oficina de casa, estarías cubierto.
2. Sede principal de la empresa
La segunda parte del derecho a la deducción tiene que ver con demostrar que su casa es su lugar principal de trabajo. Eso no significa que sólo puedas hacer negocios en casa, sino que la mayoría de las actividades empresariales deben tener lugar allí. Si, por ejemplo, se reúne ocasionalmente con un cliente para almorzar o entrega productos a los clientes en persona, eso no contaría en su contra.
Esta norma tampoco exige que se realice la actividad empresarial dentro de la vivienda. Podrías reclamar la deducción por los gastos de la oficina en casa incluso si tu oficina está técnicamente en el garaje o en un cobertizo de tu propiedad.
Qué gastos de la oficina en casa son deducibles?
La Agencia Tributaria permite un amplio abanico de gastos deducibles para una oficina en casa. En ellos se incluyen tanto los gastos directos como los indirectos.
Los gastos directos incluyen los costes relacionados con el área específica de su casa que utiliza para el negocio. Así que si planeas construir una adición a la casa para usarla exclusivamente para el negocio, podrías deducir algunos o todos esos costes. Lo mismo ocurre si instalas una línea telefónica o de Internet sólo para uso profesional en una parte de tu casa.
Los gastos indirectos son los que paga para mantener la propia casa. Por lo tanto, cosas como los servicios públicos, el servicio de Internet, las reparaciones, la depreciación o el seguro del propietario podrían entrar en esa categoría. También se podría incluir en esta categoría un sistema de seguridad para el hogar.
En general, para que un gasto sea deducible tiene que estar relacionado con el espacio de su oficina en casa o con la propia casa. Entender qué gastos puede deducir puede ayudarle a decidir qué conjunto de reglas debe seguir para calcular lo que vale la deducción.
Cálculo de la deducción fiscal por oficina en casa
El IRS ofrece a los propietarios de empresas y a los autónomos que mantienen una oficina en casa dos formas de calcular el valor de la deducción. Puede utilizar el método ordinario o la opción simplificada.
Método regular
El método regular requiere que usted calcule su deducción basada en los gastos reales asociados con su oficina en casa. Así que, de nuevo, eso podría incluir cosas como los intereses de la hipoteca, el seguro, los servicios públicos, la depreciación y el mantenimiento general.
Si utiliza este método, la deducción se basa en el porcentaje de su casa que se utiliza realmente para el negocio. Aquí tienes un ejemplo. Suponga que tiene una casa de 2.500 pies cuadrados y que su oficina en casa tiene 150 pies cuadrados. También utiliza 225 pies cuadrados en el sótano para almacenar el inventario relacionado con su negocio. En total, su espacio de oficina representa el 15% de los pies cuadrados de su casa.
Ahora, suponga que sus gastos indirectos del año para mantener su oficina en casa ascienden a 10.000 dólares. La parte deducible sería de 1.500 dólares (10.000 x 15%). Pero, también gastas 2.000 dólares en gastos directos relacionados con tu oficina en casa. Podrías añadir eso a los 1.500 dólares para una deducción total de 3.000 dólares.
Este método requiere que lleves un buen registro de todos los gastos de tu oficina en casa y de los relacionados con ella a lo largo del año. La opción simplificada, por otro lado, ofrece un enfoque más fácil para calcular su deducción.
Opción simplificada
Hay un proceso de tres pasos si eliges la opción simplificada para reclamar la deducción de la oficina en casa.
Primero, determine la superficie total de su oficina en casa. El IRS limita la superficie permitida a 300 pies cuadrados. Una vez que tenga esta cifra, multiplíquela por 5.
A continuación, reste los gastos empresariales no relacionados con el uso de su vivienda de los ingresos brutos relacionados con el uso empresarial de la misma . Si los gastos superan los ingresos brutos generados por el uso comercial de la propiedad, no puedes deducirlos.
Si la cifra de ingresos brutos es mayor, compárala con la cantidad que obtuviste en el primer paso multiplicando tu área de negocio permitida por 5. Cualquiera de las dos cifras que sea menor es la cantidad que puede reclamar para la deducción de la oficina en casa utilizando el método simplificado. Utilizando la pauta de 5 dólares, la cantidad máxima que podrías deducir sería de 1.500 dólares.
El método que decida utilizar depende de la parte de su casa que utilice para su negocio. Los gastos de la empresa y los ingresos brutos también son importantes. También se tiene en cuenta el mantenimiento de los registros. Si no tiene registros que respalden el método normal, elija la opción simplificada.
El resultado final
Reclamar la deducción de la oficina en casa puede ser valioso si espera minimizar la responsabilidad fiscal de su negocio. Utilizar tanto el método regular como la opción simplificada puede ayudarte a decidir cuál tiene mayores beneficios fiscales.
Tenga en cuenta que solicitar la deducción en un año no le hace automáticamente elegible el siguiente. Deberá seguir cumpliendo los criterios de uso habitual y exclusivo y de sede social principal cada año.
Consejos fiscales para empresas
- No está seguro de cómo los gastos o los impuestos del despacho en casa pueden afectar a su cuenta de resultados? Puede considerar la posibilidad de hablar con un asesor financiero. Encontrar el asesor financiero adecuado que se adapte a sus necesidades no tiene por qué ser difícil. La herramienta gratuita de nuestro equipo te pone en contacto con asesores financieros de tu zona en 5 minutos. Si está preparado para que le pongan en contacto con asesores locales que le ayuden a alcanzar sus objetivos financieros, empiece ya.
- Los gastos de la oficina en casa no son lo único que puedes deducir para tu negocio. La Ley de Recortes de Impuestos y Empleos eliminó ciertas deducciones para los negocios. También se han introducido algunas normas fiscales nuevas de las que puedes aprovecharte, como la deducción del 20% de la cuota de la empresa. Si usted suele hacer sus propios impuestos de negocios, considere la posibilidad de hablar con un contador o preparador de impuestos profesional para buscar cualquier oportunidad perdida para reducir su factura de impuestos.
- Si la deducción de la oficina en casa u otras deducciones de gastos empresariales le permiten devolver dinero a su bolsillo, considere cómo puede ponerlo a trabajar. Por ejemplo, puede querer abrir un plan de jubilación para autónomos. Considere la posibilidad de crear una SEP IRA o un 401(k) en solitario si aún no lo ha hecho.