El flujo de caja describe cómo entra y sale el dinero de la empresa. Abarca un periodo de tiempo concreto, como un mes o un trimestre. La gestión de la tesorería es crucial tanto para los particulares como para las empresas. Incluso las empresas muy rentables pueden fracasar si no gestionan adecuadamente el efectivo. Estos son los principios y técnicas básicas para una gestión eficaz del flujo de caja.
Fundamentos del flujo de caja: Flujo de caja positivo y negativo
Flujo de caja positivo significa que el efectivo se cobra más rápido de lo que se gasta. Es un signo de buena salud y significa que una empresa probablemente será capaz de cubrir sus facturas. Si el flujo de caja muestra una cifra negativa, el dinero sale más rápido de lo que entra.
Flujo de caja negativo puede ser aceptable y esperable de vez en cuando, especialmente si hay gastos importantes inusuales. Sin embargo, un flujo de caja negativo a largo plazo puede significar que una empresa no podrá pagar a los empleados, arrendadores, proveedores, prestamistas, servicios públicos y otros. La falta de efectivo puede obligar a una empresa a cerrar sus puertas o a solicitar la protección de la quiebra.
Elementos del flujo de caja
Estos son los principales elementos para entender y gestionar el flujo de caja:
- Saldo de caja – Es la cantidad total disponible para gastar en todas las cuentas corrientes, de ahorro y de inversión de la empresa, así como en la caja chica.
- Cuentas por cobrar – Se trata de la contabilidad de todo el dinero que se le debe a su empresa, así como de cuándo se puede esperar que llegue el pago.
- Cuentas por pagar – Son todas las facturas que se deben, incluyendo sus totales y las fechas en las que deben pagarse.
Estado de tesorería
Para gestionar el flujo de caja de forma óptima, las empresas necesitan un registro del dinero que ha entrado y salido de la empresa durante un periodo determinado. Este registro se denomina estado de flujo de caja, y muestra la cantidad de efectivo que producen las distintas actividades. Estos estados, que pueden calcularse directa o indirectamente, suelen incluir tres partes:
Actividades de explotación – Hace un seguimiento del flujo de caja que se genera una vez que la empresa presta sus servicios y bienes e incluye tanto los gastos como los ingresos
Actividades de financiación – Se puede hacer un seguimiento del flujo de caja procedente de la venta o la compra de bienes físicos, como equipos y bienes inmuebles, y de activos intangibles, como patentes, marcas comerciales y derechos de autor
Actividades de inversión – Registra el flujo de caja procedente de la financiación de la deuda y del capital
Una de las partes más importantes del estado de tesorería es el capital circulante, la cantidad de dinero que se necesita para el funcionamiento de la empresa. El cálculo del capital circulante ofrece un análisis rápido de la liquidez de la empresa durante el futuro periodo contable. Si el capital circulante parece adecuado, puede no ser necesario un presupuesto de tesorería, pero si el capital circulante parece inadecuado, un presupuesto puede evitar futuros problemas de liquidez.
Presupuesto de tesorería
Con un estado de flujo de caja en la mano, las empresas pueden empezar a presupuestar el flujo de caja. El plazo de estos presupuestos puede variar de una semana a un año.
Un presupuesto puede hacerse con una simple hoja de cálculo. En la parte superior se encuentra el saldo de caja inicial del periodo, que suma todas las cuentas disponibles y el dinero en caja. A continuación, enumere todos los ingresos previstos. Puede incluir los pagos esperados de los clientes, así como los recibos de los préstamos. A continuación se enumeran todos los pagos. Incluir los saldos así como la fecha en que deben pagarse. Sumando los ingresos a la tesorería y restando los pagos del total se obtiene la cifra de tesorería final. Si la cifra es mala o persistentemente negativa, tomará medidas para mantener el negocio a flote.
Gestionar el flujo de caja
La cantidad de efectivo que necesita una empresa depende de las necesidades de efectivo previstas y de la capacidad de recurrir a otras fuentes de efectivo, como los préstamos, si es necesario. Contar con un prestamista al que acudir puede marcar la diferencia cuando el flujo de caja se reduce.
La gestión de las cuentas por cobrar es una parte de la gestión inteligente de la tesorería. Facturar con prontitud. El efectivo disponible debe mantenerse, en la medida de lo posible, en cuentas que generen intereses. El objetivo es cobrar el dinero que se debe a la empresa lo más rápido posible sin alejar a los clientes ni dificultar que le compren. Hay que tener cuidado con quién se concede el crédito. Considera la posibilidad de solicitar pagos por adelantado en los pedidos grandes.
La gestión de las cuentas por pagar también es clave. Pagar a los acreedores lo más despacio posible sin que te den un mal servicio o, peor aún, empiecen a exigirte dinero en efectivo a la entrega. Comunicarse con los proveedores para saber cómo quieren que se les pague y hasta qué punto pueden ser flexibles en las condiciones es una parte esencial de este proceso.
Para conservar aún más el efectivo, piense en retrasar las actualizaciones de los equipos y en reparar en lugar de sustituirlos. Incluso puedes considerar el trueque o el pago en especie por los bienes o servicios necesarios en lugar de renunciar al preciado efectivo.
Errores en el flujo de caja
Gestionar hábilmente el flujo de caja es una habilidad empresarial esencial, pero es fácil cometer errores. Los problemas suelen surgir cuando los clientes pagan con lentitud, lo que reduce la entrada de efectivo. La tesorería también puede verse afectada por una caída de los ingresos.
Las empresas pueden crear sus propios problemas haciendo inversiones inoportunas, comprando demasiado inventario o pagando a los acreedores demasiado rápido. Una mala gestión de los registros puede hacer que los empresarios se vean sorprendidos por facturas para las que no estaban preparados.
Crecer demasiado rápido puede provocar una crisis de liquidez. Un gran pedido de un nuevo cliente puede obligar a la empresa a gastar dinero en efectivo para contratar personal y crear reservas de materiales. Si el pago del pedido no llega antes de que haya que pagar a los trabajadores, los proveedores, los caseros y los servicios públicos, la empresa puede fracasar aunque crezca y haga ventas rentables.
El resultado final
Cuando los empresarios dicen que «el dinero en efectivo es el rey» han dicho un bocado. La gestión de la tesorería es una habilidad fundamental para la mayoría de las empresas. Incluso una empresa que está creciendo y realizando ventas rentables puede verse obligada a cerrar porque no puede pagar a los trabajadores o a los proveedores si el efectivo no se gestiona con habilidad.
Consejos para los empresarios
- Considere la posibilidad de trabajar con un asesor financiero con experiencia en trabajar con propietarios de empresas. Encontrar el asesor financiero adecuado que se adapte a sus necesidades no tiene por qué ser difícil. La herramienta gratuita de nuestro equipo le pone en contacto con asesores financieros de su zona en cinco minutos. Si estás preparado para que te pongan en contacto con asesores locales que te ayuden a alcanzar tus objetivos financieros, empieza ahora.
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