Formulario W-9: Qué es y cómo se rellena?

Cuando empiezas un nuevo trabajo, hay mucho papeleo que rellenar, desde documentos de depósito directo e inscripciones de beneficios hasta tu formulario W-4. Pero cuando usted es un contratista o un trabajador por cuenta propia, los impuestos sobre la renta funcionan de manera un poco diferente. Seguirás teniendo que declarar tus ganancias al IRS, y las empresas que utilicen tus servicios también tendrán que declarar esas ganancias. Ahí es donde entra el formulario W-9.

La planificación de sus impuestos es sólo un aspecto de su plan financiero. Hable con un asesor financiero de su zona hoy mismo.

Definición del formulario W-9

El título del formulario W-9 es oficialmente Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación. Los empresarios utilizan este formulario para obtener el número de identificación fiscal (NIF) de los contratistas, autónomos y proveedores. El formulario también proporciona otra información de identificación personal como su nombre y dirección.

El formulario actúa como un acuerdo de que tú, como contratista o autónomo, eres responsable de retener los impuestos de tus ingresos. Cuando eres un empleado a tiempo completo, tu empleador retiene parte de tus ingresos para cubrir los impuestos federales sobre la renta y los impuestos FICA (que incluyen los impuestos de Medicare y la Seguridad Social). Los empresarios no hacen esa retención a los contratistas.

Al final del año fiscal, la empresa para la que trabajaste utilizará la información de tu W-9 para completar un 1099-MISC. Este formulario resume todos los pagos realizados a usted. Una entidad financiera también puede exigirle que declare los intereses, dividendos y ganancias de capital obtenidos por sus clientes.

La mayoría de las veces, una empresa o institución financiera le enviará un formulario W-9 en blanco para que lo rellene antes de empezar a trabajar con ellos. Si necesita emitir el formulario, puede descargar un W-9 del sitio web del IRS.

Formulario W-9: Quién tiene que rellenarlo?

Los formularios W-9 son para trabajadores por cuenta propia como autónomos, contratistas independientes y consultores. Tiene que utilizarlo si ha ganado más de 600 dólares en ese año sin estar contratado como empleado. Si tu empleador te envía un W-9 en lugar de un W-4, es probable que la empresa te haya clasificado como contratista independiente. Debes confirmar con la empresa que es así. Conocer su estatus puede ayudarle a planificar su declaración de impuestos.

El formulario W-9 permite a las empresas hacer un seguimiento de su mano de obra externa. Esto significa que no se envía el formulario W-9 al IRS. En su lugar, lo envías a tu supervisor o al departamento de recursos humanos de la empresa. Si has hecho varios trabajos para varias empresas, podrías rellenar varios formularios W-9 en el mismo año. También tendrá que presentar nuevos formularios W-9 cada vez que cambie de nombre, nombre de la empresa, dirección o número de identificación fiscal.

Instrucciones del formulario W-9

Rellenar un W-9 es bastante sencillo. El formulario en sí no tiene ni siquiera una página entera, excluyendo las instrucciones. La empresa que le contrata debe rellenar su nombre y su número de identificación patronal (EIN). A continuación, deberá rellenar el formulario línea por línea.

Línea 1 – Nombre

Este debe ser su nombre completo. Debe coincidir con el nombre de su declaración de impuestos individual.

Línea 2 – Nombre de la empresa

Si tiene un nombre de empresa, nombre comercial, nombre DBA o nombre de entidad no considerada, rellénelo aquí. Si no tiene una empresa, puede dejar esta línea en blanco.

Línea 3 – Clasificación fiscal federal

Esta sección define cómo se clasifica usted, el contratista independiente, cuando se trata de impuestos federales. Marcará la primera casilla si presenta la declaración como persona física, propietario único o sociedad de responsabilidad limitada (SRL) de un solo miembro que es propiedad de una persona física y no se tiene en cuenta para la declaración de la renta.S. a efectos de impuestos federales. Un negocio de propietario único opera con el número de la Seguridad Social del propietario y no se ha registrado como otro tipo de negocio. Los impuestos se aplican a las LLC de un solo miembro de la misma manera.

Las demás casillas corresponden a empresas de tipo C, S, sociedades y fideicomisos/estados.

La casilla de la sociedad de responsabilidad limitada es para las empresas de tipo partnership o LLC con múltiples miembros. Puede marcar esta casilla si es propietario de una LLC tratada como una sociedad colectiva para los impuestos federales (rellene la letra «P» en el espacio adyacente), una LLC que ha presentado el formulario 8832 o 2553 y que tributa como una sociedad anónima (rellene la letra «C» o «S» en el espacio adyacente según el tipo) o una LLC cuyo propietario es otra LLC no excluida para los impuestos federales (rellene la letra correspondiente en el espacio adyacente). Si su LLC no ha presentado una solicitud para ser gravada como una corporación C o S, es gravada como una Sociedad. La «Nota» del formulario aclara las normas específicas de la LLC. Siempre puede solicitar la ayuda de su abogado o asesor fiscal para asegurarse de que rellena correctamente su(s) formulario(s).

Línea 4 – Exenciones

No tiene que rellenar este apartado como persona física. Sólo ciertos negocios o entidades con alguna razón de exención necesitan llenar estos espacios. Si esto se aplica a usted, tendrá que proporcionar un código de número o letra que indique esa razón.

Si su entidad está exenta de retenciones, deberá rellenar la primera línea con su código. Esto debería aplicarse a la mayoría de las entidades. Sin embargo, si tu negocio no lo está, la empresa que te ha contratado por tus servicios tendrá que retenerte el IRPF de tu sueldo a un tipo fijo del 24% y enviarlo a Hacienda. Esto se conoce como retención adicional.

Si está exento de la declaración exigida por la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FACTA), rellenará la segunda línea. Esto último sólo se aplica si tiene sus cuentas fuera de los Estados Unidos. Si mantiene su cuenta en la U.S., puede dejar la segunda línea en blanco o escribir «N/A.»Si no está seguro de sus exenciones, en la página 3 del formulario se describen las situaciones que le harían estar exento.

Líneas 5 & 6 – Dirección, ciudad, estado y código postal

La línea 5 requiere la dirección (número, calle y número de apartamento o suite) donde su empleador enviará sus declaraciones informativas. La siguiente línea, la línea 6, deja un espacio para que introduzca la ciudad, el estado y el código postal de esta dirección.

Línea 7 – Número de cuenta(s)

Esta es una línea opcional en la que puede rellenar cualquier número de cuenta que su empleador pueda necesitar. La mayoría de los individuos pueden dejar esto en blanco.

Parte I – Número de identificación del contribuyente (TIN)

En este apartado tiene dos opciones. Puede introducir su número de la Seguridad Social (SSN) o su número de identificación patronal (EIN). Por lo general, usted proporciona su SSN si usted presenta como un individuo o LLC de un solo miembro. Utilice su EIN si se presenta como una LLC de varios miembros clasificada como corporación o sociedad. Si es un empresario individual, puede utilizar cualquiera de los dos números, pero es preferible el número de la Seguridad Social.

Si usted es un extranjero residente y no tiene derecho a un SSN, debe utilizar su número de identificación de contribuyente individual del IRS (ITIN).

Una vez más, puede consultar a su asesor fiscal o ponerse en contacto directamente con el IRS para comprobar su información. Proporcionar un TIN incorrecto puede causar problemas con sus pagos o con la declaración de impuestos. También puede dar lugar a futuras retenciones de seguridad.

Parte II – Certificación

Aquí es donde usted firma y fecha el formulario, indicando que proporcionó su información exacta. Este es un documento legal, por lo que es importante leer y seguir todas las instrucciones cuidadosamente.

Una vez más, tenga en cuenta su seguridad al completar y enviar un W-9. Antes de rellenarlo, verifique que la solicitud de su formulario es legítima. Asegúrese también de enviar el formulario debidamente cumplimentado. Utilice un método de entrega seguro, como la entrega en mano, el correo o un archivo adjunto codificado. Quiere asegurarse de que no está enviando accidentalmente su información personal a las personas equivocadas.

¿En qué se diferencian el W-4 y el W-9??

Tendrá que rellenar un W-4 cuando acabe de empezar un nuevo trabajo como empleado a tiempo completo o su situación financiera haya cambiado (sin dejar de ser un empleado a tiempo completo). El formulario W-4 requiere algunos de los mismos datos que el W-9, como su nombre, dirección y número de la Seguridad Social. Estos formularios también solicitan información sobre las exenciones fiscales. Los empleadores utilizan el formulario W-4 para determinar la cantidad que deben retener de su sueldo para los impuestos federales sobre la renta. Dado que un empleador no retiene el impuesto sobre la renta de los empleados contratados y autónomos, los formularios W-9 no solicitan esa información.

Cuál es la diferencia entre un 1099 y un W-9?

Los formularios 1099 y W-9 van de la mano. Los contratistas independientes rellenan el W-9 para confirmar sus responsabilidades fiscales y proporcionar información a su(s) empleador(es). A su vez, los empresarios utilizan el W-9 del contratista para rellenar un 1099 en el que se detallan los ingresos del trabajador.

Hay 18 formularios 1099 diferentes, cada uno relacionado con la naturaleza de los ingresos. Esto incluye los ingresos de los autónomos o de los contratos, pero también las ganancias de las ventas de bienes inmuebles, la cancelación de deudas, las contribuciones a las pensiones, etc. La cantidad que debe declarar depende del tipo de ingresos, empezando por 10 dólares para las ganancias de intereses y llegando hasta 20.000 dólares para las transacciones especiales con tarjetas de crédito.

Como contratista independiente o autónomo, recibirás un formulario W-9 cuando empieces a trabajar de la empresa que utiliza tus servicios. Luego, en enero, recibirás el formulario 1099-MISC que documenta tus ganancias anuales. Cuando presente sus impuestos federales, adjunte cada uno de los formularios 1099 que haya recibido. La empresa también presentará su 1099-MISC ante el IRS.

Conclusión

El formulario W-9 es crucial para presentar sus impuestos si es un trabajador contratado, un autónomo o un trabajador por cuenta propia. Las empresas con las que trabajas no tienen que retenerte los impuestos sobre la nómina, y el W-9 sirve como acuerdo de que eres responsable de pagar esos impuestos por tu cuenta.

Tenga en cuenta que este formulario no se envía a Hacienda. Lo envías a las empresas que te lo han solicitado. Aunque es relativamente sencillo rellenar el formulario W-9, comprueba siempre que tu información esté completa y sea precisa. Si no está seguro de cómo rellenar algo, considere la posibilidad de buscar un contable fiscal que le ayude a dar sentido a sus impuestos.

Consejos para superar la temporada de impuestos

  • Para las personas que quieren ayuda para mantenerse organizadas, un asesor financiero es un gran recurso. La herramienta gratuita de nuestro equipo le pone en contacto con hasta tres asesores financieros de su zona, y usted puede entrevistar a sus asesores coincidentes sin coste alguno para decidir cuál es el más adecuado para usted. Si está preparado para encontrar un asesor que le ayude a alcanzar sus objetivos financieros, empiece ya.
  • Si es autónomo y ha trabajado para varios proveedores, tendrá que rellenar varios formularios W-9. Cada proveedor que le haya pagado más de 600 dólares en un año determinado le enviará un 1099 al año siguiente, antes del 31 de enero. Si te falta un 1099, ponte en contacto con la empresa.
  • El uso de un software de declaración de impuestos adecuado puede ayudarle a garantizar que todos sus formularios fiscales sean correctos. Si no está seguro de cuál utilizar, considere dos de los servicios más populares, H&R Block y TurboTax. Ambos ofrecen explicaciones claras del proceso y una experiencia de presentación sin problemas. A continuación le explicamos si debe elegir la H&R Block o TurboTax.

Deja un comentario