Si dirige su propio negocio, necesita una forma de identificarlo ante el gobierno cuando llegue el momento de hacer sus impuestos. Lo mismo ocurre si eres el albacea de una herencia, el creador de un fideicomiso o el fundador de una organización sin ánimo de lucro. La forma en que las entidades logran esto es con un Número de Identificación de Empleador (EIN). Si aún no tiene un EIN, puede solicitarlo con el formulario IRS SS-4.
Qué es el formulario SS-4 del IRS?
El formulario SS-4 es un formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que puede utilizar para solicitar un Número de Identificación de Empleador (EIN). Un EIN es un número de nueve dígitos que los empleadores, las corporaciones, los patrimonios, los fideicomisos y otras entidades utilizan para la declaración de impuestos. Si tiene empleados o es una empresa unipersonal, lo más probable es que tenga un EIN o lo necesite.
Quién debe rellenar el formulario SS-4 del IRS?
Debe rellenar el IRS Form SS-4 en una amplia gama de circunstancias, incluyendo pero no limitado a:
- Si ha iniciado un nuevo negocio (que no sea una empresa individual)
- Si estás contratando o planeas contratar empleados y aún no tienes un EIN
- Si ha cambiado el carácter legal de su organización (i.e. ha constituido una empresa individual)
- Si ha creado un plan de pensiones y necesita un EIN para la presentación de informes
- Si ha creado un fideicomiso
- Si está administrando un patrimonio, necesita un EIN para rellenar el formulario 1041 del IRS
- Si es una LLC de un solo miembro o una corporación S y necesita un EIN para ciertos formularios como el Formulario 8832 o el Formulario 2553
Cómo rellenar el formulario SS-4 del IRS
El formulario se puede encontrar en el sitio web del IRS. Rellenarlo es un proceso un poco complicado, pero es ciertamente manejable. Hay 18 campos, aunque no todos pueden ser aplicables a usted. Los campos aplicables a la mayoría de las personas serán el nombre legal de su empresa/entidad, el nombre comercial si difiere del nombre legal, la dirección postal, el nombre de la parte responsable, el tipo de empresa/entidad, el motivo de la solicitud, la fecha de inicio de la empresa/entidad, la actividad principal de la empresa/entidad, y si alguna vez ha solicitado y recibido un EIN antes.
Aunque hay muchos campos que rellenar, no debería tener problemas para responder a nada siempre que tenga un buen conocimiento de su negocio, fideicomiso o patrimonio. Si en algún momento no está seguro de cómo rellenar un determinado campo del formulario, el IRS ofrece instrucciones línea por línea en su sitio web. Desde la página de inicio, sólo tiene que hacer clic en Formularios & Instrucciones, luego desplácese hacia abajo hasta encontrar el SS-4.
Si prefiere no ocuparse del formulario en papel, también puede solicitar un EIN en línea en el sitio web del IRS. Si necesita una residencia legal en los EE.UU.S. y un número de identificación del contribuyente válido (su número de la Seguridad Social, probablemente) para solicitarlo por Internet.
Cómo presentar el formulario SS-4 del IRS
Puede presentar su formulario SS-4 del IRS por fax o por correo. Si decide enviar el formulario por fax, puede enviarlo al número de fax (855) 641-6935. Si opta por enviar el formulario por correo, puede enviarlo a esta dirección:
Servicio de Impuestos Internos
Atención: Operación EIN
Cincinnati, OH 45999
Si envía el formulario por fax, puede esperar recibir su EIN en un plazo de cuatro días laborables. Asegúrese de incluir su número de fax para que el IRS pueda enviarle su EIN. Si opta por enviar el formulario por correo, tendrá que esperar unas cuatro semanas antes de recibir su EIN.
Conclusión
Un EIN es una pieza crucial de identificación para los empleadores de todo tipo. También lo necesitará si administra un fideicomiso o un patrimonio. Sin uno, no podrás presentar tus declaraciones de impuestos correctamente, lo que te llevará a más complicaciones en el futuro. Si entra en alguna de las muchas situaciones en las que necesitaría un EIN, asegúrese de completar y presentar el formulario SS-4 del IRS mucho antes de la época de impuestos. De este modo, podrá recibir su EIN a tiempo y cumplir con sus obligaciones fiscales correctamente.
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- Si es un nuevo empleador que solicita un EIN por primera vez, lo más probable es que el formulario SS-4 del IRS no sea el único que tenga que rellenar. Si usted es una organización benéfica sin fines de lucro que busca el estado de exención de impuestos, por ejemplo, entonces usted tendrá que completar y presentar el Formulario 1023 del IRS.
- Si trabaja por cuenta propia y/o dirige un negocio unipersonal, no necesita un EIN. Aún así, tendrás que lidiar con tus propios problemas fiscales, incluido el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Y asegúrate de rellenar un W-9 cuando empieces a trabajar para otra empresa como contratista.