Uno de los formularios fiscales más importantes es el W-2. A diferencia de muchos formularios de impuestos, la mayoría de los contribuyentes individuales no tendrán que rellenar este formulario ellos mismos. En cambio, los empresarios rellenan los formularios W-2 para sus empleados. Si eres un empresario que no sabe cómo rellenar un formulario W-2, o no estás seguro de si tus empleados necesitan uno, tenemos la información sobre todo lo que necesitas saber.
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Qué es un formulario W-2?
Hay una razón por la que un W-2 se denomina declaración de salarios e impuestos. En pocas palabras, es un formulario que muestra cuánto dinero ha ganado un empleado durante el año y la cantidad de impuestos que los empleadores ya han entregado al IRS.
No todo el mundo necesita un formulario W-2. Los contratistas independientes y las personas que trabajan por cuenta propia necesitan un formulario 1099. Pero si sus empleados han ganado al menos 600 dólares en el año fiscal, tendrá que enviarles un W-2 antes de la fecha límite del 31 de enero. Incluso si alguien gana menos de 600 dólares, esa persona debe recibir un W-2 si se le han retenido (descontado de su nómina) los impuestos sobre la renta, Medicare o la Seguridad Social.
¿Alguna vez has confundido un formulario W-2 con un W-4? Es un error común. Recuerde que los empleadores rellenan los formularios W-2 y envían los formularios completos a los empleados. Los empleados rellenan los formularios W-4. Cuando alguien empieza un nuevo trabajo o experimenta un cambio en sus circunstancias financieras o en su estado de declaración de impuestos, esa persona rellena un formulario W-4 para enumerar las deducciones e indicar a los empleadores la cantidad de impuestos que deben retener. Así es como debe rellenar su W-4.
¿Cuántos formularios W-2 necesito??
En total, los empresarios elaboran seis copias de cada formulario W-2. Tres de esas copias van al empleado, que las presenta junto con su declaración de la renta. Los empresarios se quedan con una (copia D) y envían las otras dos al gobierno.
Vamos a desglosar esto aún más. La copia A va a la Administración de la Seguridad Social (SSA) junto con un formulario W-3 que incluye un resumen de todos los W-2 de cada trabajador en nómina. La SSA sólo acepta formularios presentados electrónicamente, no fotocopias.
La copia 1 del formulario W-2 se destina al departamento de impuestos estatal, municipal o local correspondiente. Los empleados se quedan con el ejemplar C. Presentan las copias B y 2 con sus declaraciones de impuestos federales y estatales, municipales o locales, respectivamente.
Lo que va en un formulario W-2?
Si usted es un empleador que no tiene claro cómo rellenar un formulario W-2, considere esto como su guía oficial. El número de la seguridad social del empleado va en la parte superior. Justo debajo hay un espacio para su número de identificación seguido de su nombre y dirección.
Luego está el número de control que puede o no utilizar para la nómina. Viene justo antes del nombre y la dirección postal del empleado.
Casillas 1 – 10
Volviendo la atención a los números del lado derecho del formulario, colocará los ingresos anuales de un empleado por salarios y propinas en la casilla 1. Cualquier impuesto que haya sido retenido se incluye en ese número, pero las deducciones de cosas como las cuentas individuales no se incluyen. Las casillas 2, 4 y 6 son para los impuestos federales sobre la renta, los impuestos de la Seguridad Social y los impuestos de Medicare que has pagado al Tío Sam en el transcurso de ese año fiscal.
¿Trabaja en el sector de la alimentación y las bebidas?? El importe de las propinas que el empleado le comunica a usted se coloca en la casilla 7, pero el importe real que recibe va en la casilla 8. La casilla 9 está en blanco desde 2011, cuando el gobierno suprimió la opción de pago de la deducción por ingresos del trabajo. Ahora, los declarantes que reúnen los requisitos obtienen su EITC en un gran reembolso en lugar de hacerlo a lo largo del año.
En la casilla 3 se indica el importe de los ingresos que tributan a la Seguridad Social. No incluyas aquí las propinas. Como esta cifra refleja los ingresos imponibles antes de que se realicen las deducciones, podría ser mayor que la cantidad de la casilla 1.
La cifra de la casilla 3 también podría ser inferior a la que aparece en la casilla 1. Esto se debe a que la Seguridad Social no puede gravar a los empleados por encima de un determinado umbral, que es de 142.800 dólares para el año fiscal 2021. No hay límite de ingresos imponibles para Medicare, por lo que la cantidad que se pone en la casilla 5 tiene en cuenta los salarios y las propinas.
Si tus empleados reciben alguna deducción por gastos de guardería, esa cantidad va en la casilla 10.
Casillas 11 – 14
Si su empleado retira algo de un plan 457(b) o de un plan de jubilación no calificado, ese monto en dólares se coloca en la casilla 11. La casilla 12 puede llevar tiempo rellenarla porque aquí tendrá que introducir diferentes códigos e importes en función de las prestaciones y pagos adicionales que reciba el trabajador. En el reverso del formulario hay veintiséis códigos que van de la A a la Z y de la AA a la EE para su comodidad.
La casilla 13 tiene sus propias tres casillas que marcará para indicar que su empleado forma parte de su plan de jubilación, que recibió una paga por enfermedad de un tercero y que es un trabajador estatutario. Los contratistas independientes cuentan como empleados legales en determinadas situaciones, como cuando un vendedor a tiempo completo trabaja principalmente para una empresa.
Cualquier otra deducción que haya quedado fuera puede escribirse en la casilla 14. Algunos ejemplos son las ayudas a la matrícula y las cuotas sindicales.
Casillas 15 – 20
Escriba su estado y el número de identificación del empleador en la casilla 15 si su estado lo requiere. En la casilla 16 se indican los ingresos totales del empleado que están sujetos a la retención del impuesto estatal sobre la renta, mientras que en la casilla 17 se indica el importe del impuesto estatal sobre la renta que se ha retenido. Todos los ingresos susceptibles de tributación local deben colocarse en la casilla 18.
La cantidad de impuestos locales que se han retenido va en la casilla 19. Por último, la casilla 20 es para el nombre específico del lugar al que están vinculados los impuestos locales.
Empleados: Cómo encontrar su W-2 en línea y qué hacer si falta
Los empleadores suelen enviar los formularios W-2 por correo. También es común que su empleador ponga su W-2 a disposición en línea. Si entra en el sistema de pagos en línea o de recursos humanos de su empresa, normalmente hay una pestaña para sus formularios de impuestos, incluido el W-2. Como se ha mencionado anteriormente, la ley exige que los empleadores envíen su W-2 a finales de enero. Los formularios pueden tardar hasta un par de días después de la fecha límite en aparecer en línea. Puede obtener una copia de su W-2 directamente del IRS.
Si le falta un formulario W-2 o lo pierde, es importante que se ponga en contacto con su empleador lo antes posible. Si no recibe los formularios para el día de San Valentín, es una buena idea llamar al IRS.
Necesitarás tu W-2 para completar tu declaración de impuestos, pero en el peor de los casos, podrías rellenar el Formulario 4852 en su lugar. Ese formulario sirve como declaración sustitutiva de salarios e impuestos si no recibió o perdió su W-2. También puedes considerar pedir una prórroga si no puedes conseguir todos los formularios necesarios para finales de febrero.
Si por casualidad recibes tu W-2 más tarde y la información que aparece en él difiere de las estimaciones que hiciste en el formulario 4852, puedes rellenar un formulario adicional (1040X) para que tu declaración de impuestos sea exacta. Esto se conoce como presentación de una declaración de impuestos modificada.
Conclusión
Los formularios W-2 revelan cómo afectan los impuestos a los ingresos anuales de los empleados. Además, permiten a los trabajadores saber si pueden esperar una devolución de impuestos por haber pagado más impuestos de los necesarios.
Si eres un empleado y tu W-2 incluye algún error, tendrás que comunicar esa información a tu jefe lo antes posible. En algunos casos, como cuando su nombre en el formulario no coincide con el de su tarjeta de la Seguridad Social, puede necesitar un formulario completamente nuevo.
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- Si no sabes si te conviene más la deducción estándar que la detallada, tal vez quieras leer sobre el tema y hacer algunos cálculos. Podrías encontrarte con que te ahorrarías una cantidad importante de dinero de una forma u otra, así que es mejor que te informes antes de la fecha límite de la declaración de la renta.